PROJEKT

Automatisierte Nachrichten für WhatsApp und CRM

Individuelle Softwareentwicklung, WhatsApp-Business-Integration, CRM-Integration, Nachrichtenplanung, Automatische Antworten, Kampagnenberichte, Übergabe an Live-Agenten

  • Branche: Vertrieb und Marketing
  • Vereinigtes Königreich Standort: Vereinigtes Königreich
  • Umsetzungszeit: 10 Wochen
  • Technologien: JavaScript / TypeScript (Node.js), Python
3 Monate

Dieser Kunde ist eine Vertriebsagentur, bei der die manuelle Bearbeitung von WhatsApp-Nachrichten in Support, Lead-Pflege und Kampagnen-Follow-ups viel Zeit beansprucht. Die Software für automatisierte Nachrichten verbindet WhatsApp-Gespräche mit CRM-Datensätzen und geplanten Follow-ups. Sie empfängt Nachrichten und CRM-Ereignisse und bietet Vertriebs-, Service- und Marketingteams einen zentralen Ort für Antworten, Kampagnen und Kontakthistorie.

Zusammenfassung

Problem

Die Vertriebsagentur koordiniert WhatsApp-Gespräche, CRM-Aktualisierungen, Follow-ups und Kampagnenberichte manuell.

Lösung

Die Lösung wurde zu einem verbundenen WhatsApp- und CRM-Arbeitsbereich für Antworten, Planung, Übergaben und Berichte.

Ergebnis

Die Software reduziert manuelle Arbeit und hält die Kundenkommunikation mit den CRM-Datensätzen verbunden.

Kundengeschichte

Der Kunde ist eine Vertriebsagentur aus dem Vereinigten Königreich. Sie verwaltet Verkaufsgespräche, Lead-Follow-ups und Kundenkommunikation über WhatsApp und CRM-Datensätze.

Die manuelle Bearbeitung kostet Zeit, wenn Gespräche, CRM-Phasenänderungen, Follow-ups und Kampagnenaktivitäten aufeinander abgestimmt bleiben müssen. Agenten benötigen außerdem Zugriff auf den Gesprächsverlauf, wenn eine automatische Antwort an eine Person übergeben wird.

Die Anforderung war einfach: WhatsApp Business oder die Cloud API mit dem CRM und anderen bestehenden Systemen verbinden und dabei bearbeitbare automatische Antworten sowie sichtbare Nachrichtenaktivitäten ermöglichen.

Die Lösung wurde um vier verbundene Bereiche aufgebaut: Gesprächsposteingang, geplante Follow-ups, Kampagnenberichte und CRM-Integrationseinstellungen. Dokumentation, Bearbeitungshinweise, Bereitstellungsnotizen und eine Einführung waren Teil der gewünschten Übergabe.

Der Kunde wünschte

  1. WhatsApp mit CRM, Datenbanken oder bestehenden Geschäftssystemen verbinden.
  2. Antworten mithilfe von Vorlagen, Schlüsselwörtern, FAQs, Zeitplänen oder Gesprächsregeln bearbeiten.
  3. Zustellung, Lesestatus, Antworten, Fehler, Interaktionen und Antwortzeitdaten verfolgen.
  4. Quellcode, Konfigurationsmaterialien, Dokumentation und eine Einführung bereitstellen.

Warum Standardsoftware nicht passte

Marketing- und Kampagnenplattformen decken Teile automatisierter Nachrichten ab, weisen laut ihren Beschreibungen jedoch auch auf fehlende Funktionen und Integrationsprobleme hin. Dieser Kunde benötigte CRM-verknüpfte Gespräche und phasenbasierte Follow-ups in einem verbundenen Arbeitsbereich, mit Übergaben und Berichten nach den eigenen Regeln.

Projektübersicht

Die Lösung wurde an die tatsächlichen Nachrichtenregeln der Agentur angepasst: Eingehende WhatsApp-Nachrichten, Änderungen von CRM-Phasen und Kontaktdaten können die nächste Aktion auslösen. Geschäftszeiten, Schlüsselwörter, FAQs und Follow-up-Zeitpunkte beeinflussen ebenfalls die Nachrichten.

Dafür wurde ein Posteingang für ein- und ausgehende Nachrichten, wiederverwendbare Vorlagen und Kontaktinformationen bereitgestellt. Tags und Statuskennzeichnungen unterstützen die Agentenansicht, während die Übergabe an Live-Agenten den Gesprächsverlauf erhält.

Ein separater Follow-up-Bereich verwaltet CRM-Phasenauslöser und Zeitintervalle. Er kombiniert personalisierte Felder mit Nachrichtenvorlagen und geplanten Nachrichten und bietet Optionen zum Pausieren oder Bearbeiten von Kampagnen.

Die Kampagnenberichte vereinen Zielgruppensegmente, Vorlagenvorschauen und Zeitpläne. Zustellungsübersichten, Lesedaten, Interaktionskennzahlen und CSV-Exporte erleichtern die Auswertung der Kampagnenaktivität.

Der Integrationsbereich wurde für API-Zugangsdaten, die Zuordnung von CRM-Kontakten und Deals sowie Webhook-Ereignisse entwickelt. Zustellstatus, Fehlerprotokolle, Vorlagenkonfiguration und Dokumentation bleiben im selben Einstellungsbereich verfügbar.

Wichtige bereitgestellte Funktionen

  • WhatsApp-Gesprächsposteingang mit Nachrichtenverlauf
  • Automatische Antworten aus Vorlagen, Schlüsselwörtern, FAQs und Regeln
  • CRM-Phasen-Follow-ups mit Zeitsteuerung
  • Personalisierte Nachrichtenplanung
  • Übergabe an Live-Agenten mit Tags und Statuskennzeichnungen
  • Zustellungs- und Interaktionsberichte für Broadcast-Kampagnen
  • Zuordnung von CRM-Kontakten und Deals
  • Webhook-Ereignisse, Fehlerprotokolle und Dokumentationslinks
  • CSV- und JSON-Exporte von Gesprächen oder Zustellungen

Erweiterbar um

+ Automatische Antworten während menschlicher Interaktionen pausieren + Durchsuchbare Chatprotokolle + Gesprächsexporte im Tabellenformat + Verfolgung von Zustellung, Lesestatus, Antworten und Interaktionen + Fehleranalyse der WhatsApp Business API + Bearbeitbare Kampagneninhalte

Wer diese Lösung ebenfalls nutzen kann

Unternehmen mit ähnlichen WhatsApp-Kommunikationsaufgaben können dieselbe Lösung an ihre Kunden-, Vertriebs- oder Kampagnenprozesse anpassen.

Ein Kundensupport-Team

Aufgabe Es muss WhatsApp-Fragen beantworten und Gespräche an Live-Agenten übergeben.
So unterstützt die Lösung Die Lösung bietet automatische Antworten, Gesprächsverlauf, Tags, Statuskennzeichnungen und Agentenübergaben.
Geschäftsdienstleistungen

Ein Unternehmen mit Werbekampagnen über WhatsApp

Aufgabe Es muss personalisierte Broadcasts planen sowie Zustellung und Interaktionen auswerten.
So unterstützt die Lösung Die Lösung verbindet Zielgruppensegmente, Vorlagen, Zeitpläne, Zustellungsübersichten und Exporte.
Werbeartikel

Eine Organisation, die WhatsApp mit Kundendaten verbindet

Aufgabe Nachrichtenverlauf und Kundenfelder müssen mit dem CRM oder Terminsystem verbunden bleiben.
So unterstützt die Lösung Die Lösung ordnet Kontakte und Ereignisse zu, empfängt Webhooks und verknüpft Nachrichtenaktivitäten mit Datensätzen.
Professionelle Dienstleistungen

Technologie-Stack

JavaScript / TypeScript (Node.js)

Anwendungs- und Integrationslogik

Diese Laufzeitumgebung unterstützt WhatsApp- und CRM-Verbindungen.

Python

Datenverarbeitung und Webhooks

Python unterstützt CRM-Verbindungen, Webhook-Verarbeitung, Berichte und Datenexporte.

PHP

API- und CRM-Verbindungen

PHP-Bibliotheken unterstützen bei Bedarf WhatsApp-, CRM-, Webhook-, CSV- und Tabellenkalkulationsverbindungen.

whatsapp

WhatsApp Cloud API

Dieses SDK verbindet die Software über die Cloud API mit der WhatsApp Business Platform.

whatsapp-web.js

WhatsApp-Web-Nachrichten

Diese Node.js-Bibliothek interagiert zur Nachrichtenverarbeitung mit WhatsApp Web.

zohocrmsdk8-0

Zoho-CRM-Verbindung

Dieses SDK verbindet CRM-Kontakte und Datensätze mit den Nachrichtenabläufen.

dynamics365crm-python

Dynamics-CRM-Verbindung

Dieser Python-Wrapper verbindet Dynamics-365-CRM-Datensätze und -Ereignisse.

csv-parse

CSV-Berichtsanalyse

Diese Bibliothek liest CSV-Daten für Zustellungs- und Gesprächsberichte.

svix

Webhook-Zustellung

Diese Bibliothek unterstützt Zustellung und Verifizierung von Webhooks für Nachrichtenereignisse.

CSV and JSON

Berichts- und Gesprächsexport

Die Software exportiert Zustellungsberichte und Gesprächsprotokolle als CSV oder JSON.

Integrationen

WhatsApp Business or Cloud API

Ein- und ausgehende Nachrichten, Zustellstatus und Webhook-Ereignisse laufen über die freigegebene Anbieter-Verbindung.

CRM

Kontakte, Deals, Lead-Phasen, Kundenfelder und CRM-Ereignisse steuern Nachrichten und bleiben mit Gesprächen verknüpft.

Database or customer-data system

Kundendatensätze und Nachrichtenverlauf können mit einem bestehenden Geschäftssystem synchronisiert werden.

CSV and JSON

Gesprächsprotokolle und Zustellungsberichte können in offenen Dateiformaten exportiert werden.

Das Ergebnis

Agenten sehen Gespräche mit dem passenden Kundenkontext

Der Gesprächsposteingang vereint eingehende und ausgehende WhatsApp-Nachrichten mit dem CRM-Kontaktdatensatz. Vorlagen und Tags unterstützen die Agentenansicht.

Wenn die Automatisierung ein Gespräch an eine Person übergibt, erhält der Agent den verfügbaren Nachrichtenverlauf und Kontaktinformationen im selben Arbeitsbereich.

So funktioniert es

  1. Ein- und ausgehende WhatsApp-Nachrichten erscheinen in der Gesprächsliste und im Nachrichtenverlauf.
  2. Das Kontaktfenster zeigt den CRM-Kontaktdatensatz, Tags und Gesprächsstatus.
  3. Vorlagenantworten und Übergabesteuerung unterstützen den Wechsel von automatisierten Nachrichten zu einem Live-Agenten.
Hinweis: Die Übergabeansicht hält den Gesprächskontext für den Support-Agenten verfügbar.
Gesprächsposteingang und Agentenübergabe

Gesprächsposteingang und Agentenübergabe

Funktionen auf diesem Bildschirm
Eingehende Nachrichten bearbeiten Nachrichtenvorlagen erstellen Übergabe an Live-Chat integrieren Kontaktinformationen verwalten

Follow-ups bleiben mit CRM-Phasen verknüpft

Der Follow-up-Bildschirm verbindet CRM-Lead-Management mit personalisierten WhatsApp-Nachrichten. Phasenänderungen, Kontaktfelder und Zeitintervalle bestimmen die Follow-up-Details.

Geplante Nachrichten bleiben in einer Liste sichtbar, mit Optionen zum Pausieren oder Bearbeiten von Kampagnen, sodass Vertriebs-Follow-ups an einem Ort verwaltet werden.

So funktioniert es

  1. Phasenauswahl und Kontaktfelder im CRM liefern Status, Name, Produkt, Preis und Frist des Leads.
  2. Der Nachrichtenvorlagen-Editor kombiniert diese Daten mit Follow-up-Zeitpunkt und Nachrichtentext.
  3. Die Zeitplanliste zeigt den Status geplanter Nachrichten sowie Optionen zum Pausieren oder Bearbeiten.
Follow-up und Nachrichtenplanung

Follow-up und Nachrichtenplanung

Funktionen auf diesem Bildschirm
Follow-ups planen Neuen Follow-up-Auslöser erstellen Individuelle Nachrichtenplanung Nachrichtenvorlagen erstellen Kampagnen pausieren und bearbeiten

Kampagnenberichte zeigen Zustellung und Interaktionen

Der Kampagnenbericht bringt die Broadcast-Performance in einer Ansicht zusammen. Marketingteams können Zielgruppensegmente, Vorlagenvorschauen und Kampagnenzeitpunkte prüfen.

Zustellungsübersichten, Lesedaten und Interaktionskennzahlen zeigen den Verlauf der Kampagnennachrichten. Ein CSV-Zustellungsbericht macht Kampagneninformationen außerhalb des Arbeitsbereichs verfügbar.

So funktioniert es

  1. Kampagnenliste und Zielgruppensegmentauswahl zeigen die Kampagne und ihre vorgesehenen Kontakte.
  2. Vorlagenvorschau und Zeitplanfeld zeigen Nachrichteninhalt sowie Datum und Uhrzeit der Kampagne.
  3. Zustellungsübersichten sowie Lese- und Interaktionskennzahlen zeigen gesendete, zugestellte, gelesene und fehlgeschlagene Nachrichten.
  • CSV-Zustellungsberichte sind über die Exportfunktion verfügbar.
Bericht zur Broadcast-Kampagne

Bericht zur Broadcast-Kampagne

Funktionen auf diesem Bildschirm
Nutzerinteraktionen verfolgen Nutzungsstatistiken verfolgen Gespräche exportieren

CRM-Verbindungen machen Ereignisse und Fehler transparent

Die Integrationseinstellungen halten Authentifizierung, Feldzuordnung und Webhook-Ereignisse zusammen. CRM-Manager oder Entwickler sehen API-Zugangsdaten, Kontaktzuordnungen und Änderungen des Lead-Status.

Fehlerprotokolle und ein Dokumentationslink bieten dem Team einen klaren Ort zur Prüfung von Verbindungsproblemen und Einrichtungsinformationen.

So funktioniert es

  1. API-Zugangsfelder enthalten API-Schlüssel und Token für WhatsApp- und CRM-Verbindungen.
  2. Zuordnungs- und Webhook-Bereiche verbinden CRM-Kontakte, Deal-Datensätze, Lead-Statusänderungen, eingehende Nachrichten und Zustellstatus.
  3. Das Fehlerprotokoll erfasst API-Fehler, während Vorlagenkonfiguration und Dokumentation in der Einstellungsansicht verfügbar bleiben.
Tipp: Der Integrationsbereich ist so strukturiert, dass Verbindungseinstellungen und Nachrichtenereignisse leicht geprüft werden können.
CRM-Integration und Webhook-Einstellungen

CRM-Integration und Webhook-Einstellungen

Funktionen auf diesem Bildschirm
Mit externem CRM integrieren

Was die Lösung bietet

Mit dieser Lösung kann die Vertriebsagentur:

  • WhatsApp-Gespräche mit CRM-Kontakt- und Lead-Datensätzen verbinden
  • Antworten, Erinnerungen und Vertriebs-Follow-ups automatisieren
  • Personalisierte Nachrichten und Broadcasts planen
  • Gespräche mit Verlauf und Statuskontext an Live-Agenten übergeben
  • Zustellungs-, Lese-, Antwort-, Fehler- und Interaktionsdaten prüfen
  • Gesprächs- und Kampagnenberichte als CSV oder JSON exportieren

Könnten Standardsysteme diese Aufgabe übernehmen?

Vor dem Design wurde die Aufgabe anhand der jeweiligen Beschreibungen mit Standardprodukten verglichen.

Was der Kunde benötigt WhatsApp-Marketingtools WhatsApp Marketing, WhatsApp Business Platform Marketing-Automatisierungsplattformen ActiveCampaign, indigitall, Maestra Messaging-Plattformen EnableX, 360Dialog, Sinch Engage Individuelle Lösung
WhatsApp mit CRM-Systemen verbinden teilweise — —
Automatische Antworten und Regeln bearbeiten — —
Zustellung und Interaktionen verfolgen —
Quellcode und Einrichtungsmaterial bereitstellen — — —
Passt zu den eigenen Regeln des Kunden: Phasen, Rollen, Berichte teilweise teilweise teilweise
Alle Schritte an einem Ort — — —
Keine manuellen Schritte zwischen Programmen teilweise teilweise teilweise

Nach den öffentlichen Beschreibungen der Produkte und ihrer Kategorie.

Standardprodukte decken WhatsApp-Nachrichten, Kampagnenautomatisierung, Berichte und einige CRM-Verbindungen ab. Ein Standardprodukt reicht aus, wenn nur ein Teil der Aufgabe benötigt wird.

Dieser Kunde benötigte eigene Software, weil die erforderlichen CRM-Regeln, Live-Agentenübergaben, Follow-ups, Berichte und Exporte an einem Ort zusammenspielen mussten. Auch die Schritte zwischen WhatsApp und CRM sollten automatisiert und nicht separat bearbeitet werden.

Am Ende

Am Ende wurde die Lösung entwickelt, um manuelle Arbeit auf dem Weg von einem CRM-Ereignis oder einer eingehenden WhatsApp-Nachricht zur passenden Kundenantwort zu entfernen.

FAQ

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