Zusammenfassung
Der Kunde verwaltet Produkte, Verkäufe, Einkäufe und Bestände über getrennte Dateien, wodurch Aktualisierungen und Berichte wiederholt manuell erstellt werden müssen.
Die Lösung wurde zu einer kontrollierten Excel- und VBA-Arbeitsmappe für Bestände, Bestellungen und Berichte.
Die Software reduziert manuelle Bestandsarbeiten und den Zeitaufwand für die Erstellung verlässlicher Geschäftsinformationen.
Kundengeschichte
Der Kunde ist ein Produktvertributor aus Rumänien. Er verwaltet Produkte, Verkäufe, Einkäufe, Lieferanten und Bestände in Excel und bearbeitet dabei Kundenbestellungen und Rechnungen.
Die Aktualisierung der Salden kostet das Team Zeit. Bestandsbewegungen, Verkaufsinformationen und Einkaufsdaten müssen verbunden bleiben, wenn Produkte eingehen, versendet, ausgegeben oder zurückgegeben werden.
Die Anforderung war klar: Bestandsaktualisierungen aus Transaktionen automatisieren, übersichtliche Bestands- und Verkaufskennzahlen anzeigen, Berichte erstellen und vorhandene Daten aus den bereits genutzten Dateien importieren.
Die Lösung wurde als kontrollierte Arbeitsmappe mit Transaktionsformularen, geschützten Tabellen, Dashboards, Berichtansichten und Importprozessen entwickelt. Bestellabwicklung, Rechnungen und Bestandswarnungen wurden als verbundene Module bereitgestellt.
Der Kunde benötigte
- Bestandsaktualisierung aus Verkäufen, Einkäufen, Wareneingängen, Versand, Ausgaben und Rückgaben
- Dashboards, Diagramme, KPIs, Filter und Trendanalysen
- Bestands-, Verkaufs-, Einkaufs-, Bewertungs- und Tagesberichte
- Import vorhandener Daten und Aktualisierung von Berichten aus Quelldateien
Warum Standardsoftware nicht passte
Produkte für Lagerautomatisierung konzentrieren sich auf Roboter, automatisierte Fahrzeuge und Materialtransport. Dieser Kunde benötigte dagegen Bestandsbewegungen, Bestellungen, Rechnungen, Importe und Berichte in Excel. Die individuelle Arbeitsmappe passte sich an die bestehende Verwaltung von Beständen, Verkäufen, Einkäufen und Lieferantendaten an.
Projektübersicht
Die Lösung wurde rund um Microsoft Excel mit VBA-Automatisierung, Formularen, Dropdown-Listen und geschützten Tabellen entwickelt. Dadurch verfügt der Händler über eine zentrale, kontrollierte Stelle für Bestands-, Bestell- und Lieferanteninformationen.
Zur Verwaltung von Bestandsbewegungen erfasst eine Transaktionsmaske Verkäufe, Einkäufe und Bestandskorrekturen. Laufende Salden werden anhand der erfassten Transaktionen aktualisiert.
Das Bestands-Dashboard zeigt aktuelle Bestände, Nachbestellpunkte und Warnungen bei niedrigem Bestand. Filter, Datenschnitte und Aktualisierungsfunktionen konzentrieren die Ansicht auf die benötigten Produkte oder Zeiträume.
Der Berichtsbereich kombiniert PivotTables, Übersichtstabellen und Trenddiagramme. Er umfasst Verkaufs-, Einkaufs- und Fehlbestandsinformationen mit Filtern zur Auswertung.
Besonderes Augenmerk lag auf Importen und Geschäftsdokumenten. CSV- und XML-Dateien können in die Arbeitsmappe eingelesen werden, während Rechnungen und Übersichten für den PDF-Export oder den E-Mail-Versand vorbereitet werden können.
Wichtige bereitgestellte Funktionen
- Automatische Bestandsaktualisierungen aus Verkäufen, Einkäufen, Wareneingängen, Versand, Ausgaben und Rückgaben
- Massenaktualisierung von Produktbeständen
- Verwaltung von Bestandsbuchungen
- Bestands-Dashboard mit Warnungen bei niedrigem Bestand und Nachbestellpunkten
- Verkaufs-, Einkaufs-, Bestands- und Fehlbestandsberichte
- Diagramme, KPIs, Filter, Datenschnitte und Trendanalysen
- Bearbeitung von Kundenbestellungen
- Rechnungserstellung mit Produktdetails
- CSV- und XML-Datenimport
