Zusammenfassung
Die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft verbringt Zeit damit, wechselnde Dateien zusammenzuführen und wiederkehrende Berichte auf Kopier-, Formel- und Benutzerfehler zu prüfen.
Die Lösung wurde zu einem nativen Excel-Workflow, der die Finanzdaten des Unternehmens importiert, validiert, aktualisiert und darstellt.
Die Software reduziert den manuellen Berichtsaufwand und liefert dem Unternehmen klarere, managementgerechte Berichte.
Kundengeschichte
Der Kunde ist eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft aus Deutschland. Sie erstellt Finanzabschlüsse, Budgets und Prognosen aus wechselnden Excel- und CSV-Daten.
Außerdem bearbeitet sie Abstimmungen und Leistungsdashboards.
Das Unternehmen verbringt Zeit damit, Quelldateien zusammenzuführen, Formeln zu prüfen und wiederkehrende Berichte zu erstellen. Das Kopieren von Daten zwischen Arbeitsmappen führt zudem zu möglichen Formel- und Benutzerfehlern.
Die Anforderung war klar: Der Prozess sollte in nativem Desktop-Excel bleiben, mehrere Quellformate kombinieren, managementgerechte Dashboards und Finanzberichte erstellen und die Arbeitsmappe für nicht technische Mitarbeiter nutzbar machen.
Die Lösung wurde rund um einen kontrollierten Import- und Aktualisierungsprozess, konfigurierbare Berichtsregeln, klare Validierungsmeldungen und Dokumentation entwickelt. Die Module wurden so angeordnet, dass Buchhalter in einer Arbeitsmappe von den Quelldateien über Analyse und Abschlüsse bis zu teilbaren Berichten gelangen.
Der Kunde benötigte
- Arbeiten in Desktop-Excel ohne Add-ins von Drittanbietern
- Dashboards, PivotTables, Diagramme und KPI-Ansichten erstellen
- Excel-Arbeitsmappen, Tabellenblätter, CSV-Dateien und eingefügte Tabellen kombinieren
- Die Arbeitsmappe für nicht technische Excel-Benutzer wartbar machen
Warum Standardsoftware nicht passte
Allgemeine Tabellenkalkulationsprodukte bieten Diagramme, Datenorganisation und Analyse, bilden aber nicht automatisch die konfigurierten Importe, Transformationen, Abstimmungen, Aktualisierungen und Berichtsausgaben dieses Unternehmens ab. Eine individuelle Arbeitsmappe war nötig, um diese Regeln in einem aktualisierbaren Ablauf innerhalb des standardmäßigen Desktop-Excel zu bündeln, ohne Add-ins von Drittanbietern.
Projektübersicht
Die Lösung wurde auf die tatsächlichen Quelldateien und Berichtsregeln des Unternehmens zugeschnitten. Ein eigener Importbereich akzeptiert Excel-Arbeitsmappen, Tabellenblätter und CSV-Dateien, während eine Dateiauswahl fest codierte Pfade vermeidet.
Für den Umgang mit uneinheitlichen Eingaben bereinigt und standardisiert der Workflow die Daten vor der Analyse. Außerdem werden eingehende Datensätze validiert, abgeglichen und von Duplikaten bereinigt.
Der Aktualisierungsprozess berechnet Formeln neu und aktualisiert die Berichtsbereiche anhand der aktuellen Quelldateien.
Das Dashboard vereint KPIs, Trends und Abweichungen in einer Ansicht. Pivot-ähnliche Zusammenfassungen und Datenschnitte ermöglichen es Managern, die Zahlen zu filtern, ohne die Arbeitsmappe neu aufzubauen.
Die Finanzberichterstattung wurde in separate Bereiche für Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz, und Cashflow aufgeteilt. Abgeglichene Elemente und markierte Abweichungen bleiben sichtbar, bevor ein Bericht geteilt wird.
Der Ausgabefluss erstellt formatierte Berichte und PDF-Dateien in einem organisierten Ordner. Konfigurationsbereiche, Kommentare, Anweisungen und Anleitungen machen die Arbeitsmappe auch für nicht technische Benutzer verständlich.
Wichtige bereitgestellte Funktionen
- Ein-Klick-Import von Excel und CSV
- Datenbereinigung, Validierung und Duplikatbereinigung
- Aktualisierbare Formeln und Berichtberechnungen
- KPI-Dashboard mit Diagrammen und Datenschnitten
- Pivot-ähnliche Zusammenfassungstabellen
- Bereiche für Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz und Cashflow
- Finanzabstimmung mit Abweichungsmarkierungen
- PDF-Berichterstellung
- Organisierte, datumsbasierte Ausgabeordner
