PROJEKT

Software für Kundenbeziehungsmanagement und vernetzte Vertriebsprozesse

Individuelle CRM-Entwicklung, Lead-Management, Konfiguration der Vertriebspipeline, Workflow-Automatisierung, Zoho-Integration, Datenmigration, Übergaben an Projekte und Buchhaltung

  • Branche: Professionelle Dienstleistungen
  • Lettland Standort: Lettland
  • Lieferzeit: 16 Wochen
  • Technologien: Python, JavaScript / TypeScript (Node.js)
4+ Monate

Die Vertriebsarbeit dieses Kunden verteilt sich auf CRM-Datensätze, Tabellen und Projekttools. Dadurch erfordert die Koordination von Kunden und Vertrieb zusätzliche manuelle Zeit. Eine Software für Kundenbeziehungsmanagement bündelt diese Aktivitäten in einer Zoho-basierten Arbeitsumgebung. Sie übernimmt Leads und Kundendaten und bietet dem Dienstleistungsunternehmen einen vernetzten Ort zur Verwaltung von Pipelines und Nachfassaktionen.

Zusammenfassung

Problem

Der Kunde verwaltet Kunden- und Vertriebsarbeit über voneinander getrennte Anwendungen, Tabellen und ältere Systeme.

Lösung

Die Lösung wurde zu einer individuellen Zoho-Arbeitsumgebung für Leads, Vertriebspipelines, Automatisierung und vernetzte Abläufe.

Ergebnis

Die Software reduziert manuelle Arbeit und Nachbearbeitung vom Lead-Management bis zu Lieferung und Buchhaltung.

Kundengeschichte

Der Kunde ist ein lettisches Unternehmen für professionelle Dienstleistungen. Es koordiniert Leads, Vertrieb und Projekte über mehrere Geschäftsanwendungen hinweg.

Kundeninformationen und Vertriebsaktivitäten sind auf verschiedene, nicht verbundene Tools verteilt. Auch die Projektarbeit wird in getrennten Anwendungen verwaltet.

Die Anforderungen waren klar: eine Suite konfigurieren, externe Tools verbinden und bestehende Daten migrieren. Außerdem sollten Lead-Erfassung, Zuordnung und Freigaben automatisiert werden. Auch Angebote, Rechnungen und Zahlungsverfolgung sollten automatisiert werden.

Die Lösung wurde rund um Zoho CRM und verbundene Zoho-Anwendungen entwickelt. Die Module wurden an die eigenen Regeln des Unternehmens angepasst.

Integrationen und Automatisierungen wurden als separate Bestandteile der Arbeitsumgebung ergänzt.

Der Kunde benötigte

  1. CRM, Projekte, Buchhaltung, Marketing, Support, HR, Lager und individuelle Anwendungen bündeln.
  2. Tools, Websites, Formulare, Zahlungen, ERP-, Kommunikations- und ältere Plattformen verbinden.
  3. Historische Daten aus bestehenden Systemen migrieren, bereinigen und standardisieren.
  4. Lead-Erfassung, Zuordnung, Nachfassaktionen, Freigaben, Angebote, Rechnungen und Zahlungen automatisieren.

Warum Standardsoftware nicht passte

Produkte zur Lead-Zuordnung konzentrieren sich auf die Zuordnung von Leads zu Konten und Vertriebsmitarbeitern, während CRM-Datentools Datensätze bereinigen und organisieren. Eine individuelle Zoho-Arbeitsumgebung deckt Lead-Erfassung, Vertriebspipelines und Projektübergaben ab. Außerdem umfasst sie Buchhaltungssynchronisierung, Datenmigration und Reporting in einer Lösung.

Projektübersicht

Die Lösung wurde rund um Zoho CRM als zentrale Arbeitsumgebung für Kundenmanagement und Vertrieb entwickelt. Sie bündelt Leads, Geschäfte und Nachfassaktionen an einem Ort.

Für vernetzte Abläufe wurden Zoho Projects und Zoho Books als Bestandteile der Suite integriert. Zoho Forms, Zoho Campaigns und Zoho Desk erweitern die Arbeitsumgebung über verbundene Geschäftsprozesse hinweg.

Zoho Creator und Zoho Flow unterstützen zusätzliche Verbindungen.

Lead-Zuordnung und Workflow-Automatisierung steuern Zuweisungen und Phasenwechsel. Benachrichtigungen und Freigaben folgen dem Vertriebsprozess des Kunden.

Historische Datensätze werden aus Tabellen, älteren CRMs und anderen Systemen importiert. Feldzuordnung und Validierung unterstützen die Migration.

Besonderes Augenmerk lag auf den bestehenden Systemen und Regeln des Kunden. APIs und Webhooks verbinden externe Plattformen.

Deluge und Zoho Flow reduzieren manuelle Schritte zwischen Anwendungen.

Wichtige bereitgestellte Funktionen

  • Lead-Erfassung und Lead-Management
  • Individuelle Vertriebspipelines und Geschäftsphasen
  • Automatisierte Lead-Zuordnung und Nachfassaktionen
  • Freigaben, Angebote, Rechnungsstellung und Zahlungsverfolgung
  • Übergaben von CRM an Projekte
  • Synchronisierung von CRM und Buchhaltung
  • Migration und Bereinigung historischer Daten
  • Individuelle Felder und Module
  • Dashboards und Vertriebsberichte

Kann ergänzt werden

+ Dokumentenmanagement + Erweiterungen für Zahlungsprozesse + Nachfassaktionen über WhatsApp + Zusätzliche individuelle Module + Datenmigration aus weiteren Systemen

Wer kann diese Lösung ebenfalls nutzen?

Diese Unternehmen haben eine ähnliche Aufgabe. Die Lösung lässt sich an ihre Kunden-, Vertriebs-, Liefer- und Supportprozesse anpassen.

Eine Wirtschaftsprüfungskanzlei

Aufgabe Sie muss Anfragen, Kundendaten, Angebote, wiederkehrende Arbeiten, Dokumente und Abrechnung koordinieren.
So unterstützt die Lösung Die Lösung verbindet Lead-Management mit Übergaben an Projekte und Buchhaltung in einer Kundenumgebung.
Steuerkanzleien

Eine Kreativagentur

Aufgabe Sie muss Interessenten, Vertriebsphasen, Projektabwicklung, Freigaben und Kundenkommunikation verwalten.
So unterstützt die Lösung Die Lösung verbindet Pipelines, Nachfassaktionen, Projektdatensätze, Dokumente und Aktivitätsverlauf.
Kreativagenturen

Ein Bauunternehmen

Aufgabe Sie muss Anfragen, Angebote, Freigaben, Projekte, Dokumente und Zahlungsdaten organisieren.
So unterstützt die Lösung Die Lösung verbindet Vertriebsprozesse mit Projekt- und Buchhaltungsdaten und macht Nachfassaktionen sichtbar.
Bauleistungen

Technologie-Stack

Python

CRM-Integrationsdienste

Python unterstützt Dienste, die mit Zoho-CRM-APIs und verbundenen Datenflüssen arbeiten.

JavaScript / TypeScript (Node.js)

Integrations- und Automatisierungsdienste

Node.js unterstützt Zoho Catalyst, CRM-Verbindungen und Integrationsdienste für Anwendungen.

PHP

Integrationen von Geschäftssystemen

PHP unterstützt Verbindungen zu CRM-, Buchhaltungs-, Zahlungs- und Rechnungsdiensten.

zohocrmsdk8-0

Zoho-CRM-API-Zugriff

zohocrmsdk8-0 (eine Python-Bibliothek für Zoho-CRM-v8-APIs) verbindet die Arbeitsumgebung mit Zoho CRM.

zcatalyst-sdk-node

Zoho-Catalyst-Dienste

zcatalyst-sdk-node (ein Node.js-SDK für Zoho Catalyst) unterstützt Zoho-basierte Anwendungsdienste.

pyxero

Xero-Buchhaltungszugriff

pyxero (eine Python-Bibliothek für die Xero-Buchhaltungs-API) unterstützt bei Bedarf Verbindungen zu Buchhaltungssystemen.

invoice2data

PDF-Rechnungsextraktion

invoice2data (eine Python-Bibliothek zur Extraktion von Rechnungsdaten aus PDFs) liest Rechnungsinformationen für Buchhaltungsprozesse.

PDF

Dokumentenverarbeitung

PDF-Dateien enthalten Dokumente, die die Arbeitsumgebung verarbeiten oder an Kundendatensätze anhängen kann.

Zoho CRM

Kunden- und Vertriebsdaten

Die Arbeitsumgebung tauscht Leads, Kontakte, Konten, Geschäfte, Phasen und Aktivitäten mit Zoho CRM aus.

Zoho Projects

Projektübergaben

CRM-Datensätze übergeben Informationen zur Projektübergabe an Zoho Projects.

Integrationen

Zoho CRM

Die Arbeitsumgebung tauscht Leads, Kontakte, Konten, Geschäfte, Phasen und Aktivitäten mit Zoho CRM aus.

Zoho Projects

CRM-Datensätze übergeben Informationen zur Projektübergabe an Zoho Projects.

Zoho Books

Kunden- und Geschäftsinformationen werden mit Buchhaltungsdaten in Zoho Books verbunden.

Zoho Forms

Lead-Einsendungen aus Zoho Forms gelangen in den CRM-Lead-Prozess.

External tools and legacy platforms

APIs, Webhooks, Workflow-Integrationen und native Verbindungen tauschen Datensätze mit externen Tools und älteren Systemen aus.

Das Ergebnis

Vertriebsarbeit bleibt vom Lead bis zur Nachfassaktion sichtbar

Der Arbeitsbereich für Leads und Pipeline bietet Vertriebsmitarbeitern oder Managern eine Ansicht für Leaddatensätze, Empfehlungsquellen und Geschäftsphasen.

Die Leiste der Pipeline-Phasen macht die aktuelle Vertriebsposition deutlich, während Filter die Liste nach Quelle oder Verantwortlichem eingrenzen.

So funktioniert es

  1. Die Arbeitsumgebung zeigt Leaddatensätze, Empfehlungsquellen, Kontaktdaten, Geschäftswerte, Phasen, Verantwortliche und den Aktivitätsverlauf.
  2. Die Leiste der Pipeline-Phasen zeigt Geschäfte nach ihrer aktuellen Phase.
  3. Nachfass- und Aufgabensteuerung werden neben dem Geschäftsd atensatz angezeigt.
Arbeitsbereich für Leads und Pipeline

Arbeitsbereich für Leads und Pipeline

Funktionen auf diesem Bildschirm
Lead-Management Vertriebspipelines konfigurieren Lead-Management automatisieren Leads aus Plattformen erfassen

Die Lead-Zuordnung folgt den Regeln des Kunden

Der Automatisierungsbildschirm bündelt Zuordnungsregeln, Phasenwechsel und Freigaben in einem Konfigurationsbereich.

Ein Statusprotokoll der Automatisierung zeigt den Verlauf der Workflow-Ausführung und den Benachrichtigungsstatus.

So funktioniert es

  1. Die Arbeitsumgebung liest Lead-Quellen, Gebiets- oder Zuweisungsregeln, Pipeline-Phasen, Aufgabenzuständige und Benachrichtigungsstatus.
  2. Die Karte der Phasenwechsel zeigt die konfigurierte Bewegung zwischen Pipeline-Phasen.
  3. Das Automatisierungsprotokoll zeigt den Verlauf der Workflow-Ausführung.
Tipp: Die Regeln orientieren sich an den Vertriebsphasen, Zuweisungen und Freigaben des Kunden.
Regeln für Lead-Zuordnung und Automatisierung

Regeln für Lead-Zuordnung und Automatisierung

Funktionen auf diesem Bildschirm
CRM-Automatisierung Lead-Management automatisieren Geschäftsprozesse abbilden

Kunden-, Projekt- und Buchhaltungsdaten bleiben verbunden

Der Übergabedatensatz bündelt die Kundenzusammenfassung, das verbundene Geschäft und den Projektstatus.

Der Datensatz führt Kostenvoranschläge oder Rechnungen zusammen mit dem verbundenen Projekt und Geschäft.

So funktioniert es

  1. Die Arbeitsumgebung zeigt Kontakt- und Kontodaten, Geschäftsphase, Projektstatus, Angebots- oder Rechnungsdaten, angehängte Dokumente und Kommunikationsverlauf.
  2. Der Bereich für die Projektübergabe zeigt den verbundenen Projektstatus.
  3. Verknüpfungen zu Buchhaltungsdatensätzen verbinden den Kundendatensatz mit Angebots- oder Rechnungsinformationen.
Übergabedatensatz für Kunden und Projekte

Übergabedatensatz für Kunden und Projekte

Funktionen auf diesem Bildschirm
Zoho CRM und Books synchronisieren Zoho-Produkte integrieren

Vertriebsleistung lässt sich leichter prüfen

Das Dashboard verwandelt Pipeline-Aktivitäten, Lead-Konversion und Vertriebsaktivitäten in eine gemeinsame Managementansicht.

Pipeline-Diagramme, Konversionsansichten, Aktivitäts-Widgets und Prognosebereiche bündeln die wichtigsten Vertriebssignale.

So funktioniert es

  1. Das Dashboard zeigt Lead-Anzahlen, Geschäftsphasen, Vertriebsaktivitäten, Konversionsdaten und Prognosen.
  2. Das Pipeline-Diagramm zeigt Geschäfte über ihre Phasen hinweg.
  3. Datums- und Verantwortlichenfilter grenzen die Dashboard-Ansichten ein.
Dashboard zur Vertriebsleistung

Dashboard zur Vertriebsleistung

Funktionen auf diesem Bildschirm
Vertriebsleistung verfolgen Vertriebspipelines konfigurieren Individuelle Berichte erstellen

Verbundene Systeme und importierte Daten lassen sich leichter kontrollieren

Die Integrations- und Migrationskonsole bietet Systemintegratoren oder Datenmanagern eine klare Ansicht verbundener Anwendungen, Feldzuordnungen und importierter Datensätze.

Dies unterstützt die Datenmigration aus Tabellen, älteren CRMs und anderen Geschäftssystemen.

So funktioniert es

  1. Die Konsole listet verbundene Anwendungen, Quellsystemfelder, zugeordnete Felder, Importpakete, Synchronisierungsereignisse und Validierungsfehler.
  2. Die Feldzuordnungstabelle verknüpft Quellsystemfelder mit CRM-Datensätzen.
  3. Importstatus und Synchronisierungsprotokoll zeigen Migrations- und Verbindungsaktivitäten.
Hinweis: Validierungsfehler bleiben während der Migration zur Prüfung in der Konsole sichtbar.
Konsole für Integration und Datenmigration

Konsole für Integration und Datenmigration

Funktionen auf diesem Bildschirm
Bestehende Systeme integrieren Tools für Datenmigration In CRM importieren

Was die Lösung ermöglicht

Mit dieser Lösung kann das Dienstleistungsunternehmen:

  • Leads nach den eigenen Regeln erfassen und zuordnen
  • Vertriebspipelines, Freigaben, Angebote und Nachfassaktionen verwalten
  • Kundendaten mit Projekten und Buchhaltung verbinden
  • Historische Datensätze importieren und standardisieren
  • Vertriebsaktivitäten, Konversionen und Prognosen prüfen
  • Integrationen und Module bei veränderten Geschäftsprozessen ergänzen

Könnten Standardlösungen die Aufgabe erfüllen?

Vor der Entwicklung wurde die Aufgabe anhand der jeweiligen Produktbeschreibungen mit Standardprodukten verglichen.

Was der Kunde benötigt Plattformen für Lead-Zuordnung LeanData, LeadAngel Tools für CRM-Datenmanagement Insycle, Traction Complete, D&B Connect Plattformen für Revenue Operations Openprise, D&B Rev.Up ABX Individuelle Lösung
CRM und Geschäftsanwendungen bündeln — — teilweise
Externe Tools und Systeme verbinden teilweise teilweise
Historische Daten migrieren und standardisieren —
Vertriebs- und Zahlungsprozesse automatisieren — — —
An die eigenen Regeln des Kunden angepasst: Phasen, Rollen, Berichte — — —
Alle Schritte an einem Ort — — —
Keine manuellen Schritte zwischen Programmen teilweise teilweise

Nach den öffentlichen Produkt- und Kategoriebeschreibungen.

Standardprodukte decken Teile der Lead-Zuordnung, CRM-Datenqualität und Revenue Operations ab. Ein Standardprodukt reicht aus, wenn nur einer dieser Bereiche benötigt wird.

Dieser Kunde benötigte eigene Software, weil die erforderlichen Funktionen auf mehrere Produkte verteilt waren und nicht vollständig zu den Regeln des Unternehmens passten.

Am Ende

Am Ende wurde die Lösung entwickelt, um manuelle Arbeit vom neuen Lead über den Vertrieb bis zur Projektübergabe zu reduzieren.

FAQ

Sie möchten ein ähnliches System entwickeln? Lesen Sie die Antworten unten, um zu erfahren, wie CRM-Konfiguration, Integration, Migration und Automatisierung zusammenspielen.

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