PROJEKT

Kundenbeziehungsmanagement zur Lead-Erfassung und Nachverfolgung

Individuelle Softwareentwicklung, GoHighLevel-CRM-Konfiguration, Lead-Erfassung, Verwaltung der Vertriebspipeline, E-Mail- und SMS-Automatisierung, Terminbuchung, CRM-Integrationen

  • Branche: Marketingleistungen
  • Slowenien Standort: Slowenien
  • Lieferzeit: 16 Wochen
  • Technologien: JavaScript / TypeScript (Node.js), Python
4+ Monate

Die Marketingagentur des Kunden verbringt Zeit damit, Anfragen aus Lead-Quellen in Kontaktdatensätze und Vertriebsphasen zu übertragen. Die Lösung ist eine Kundenbeziehungsmanagement-Software, die Leads aus verbundenen Kanälen erfasst, in Vertriebspipelines organisiert und Follow-ups für das Agenturteam automatisiert. Außerdem verbindet sie Termine, Teamzuweisungen und Berichte in GoHighLevel und bietet der Agentur damit einen zentralen Ort für die Verwaltung der Lead-Bearbeitung ihrer Kunden.

Zusammenfassung

Problem

Die Agentur bearbeitet Leads, Follow-ups, Buchungen und Berichte in fragmentierten Prozessen, die das Team Zeit kosten.

Lösung

Die Lösung wurde zu einem zentralen GoHighLevel-CRM mit verbundenen Lead-Quellen, Pipelines und Kommunikations-Workflows.

Ergebnis

Das System reduziert manuelle Arbeit und Nacharbeit zwischen einer neuen Anfrage, einem gebuchten Termin und einem Verkauf.

Kundengeschichte

Der Kunde ist eine Marketingagentur aus Slowenien. Sie verwaltet CRM-Automatisierung für mehrere Marken oder Kunden und bearbeitet Anfragen von Websites, aus Werbung, sozialen Medien und Anrufen.

Das Team verbringt Zeit mit der Organisation von Kontaktdatensätzen und der Qualifizierung von Leads. Außerdem weist es Verantwortlichkeiten zu, bewegt Opportunities durch die Phasen und stimmt Follow-ups auf Buchungen ab.

Zusätzlich wurden bedingte Follow-ups per E-Mail, SMS und WhatsApp angefragt.

Die Lösung wurde rund um Kontaktdatensätze, Opportunity-Pipelines, Lead-Quellen-Tracking und Termin-Workflows entwickelt. Berechtigungen, Dashboards und Dokumentation unterstützen die Arbeit des Agenturteams.

Der Kunde benötigte

  1. CRM-Prozesse testen, überwachen, optimieren, dokumentieren und durch Schulungen sowie Rundgänge übergeben.
  2. GoHighLevel mit Kontakten, Tags, Feldern, Pipelines, Phasen und Lead-Quellen konfigurieren.
  3. Leads aus Websites, sozialen Medien, Anzeigen, Webhooks und externen Systemen erfassen und synchronisieren.
  4. Bedingte Follow-ups per E-Mail, SMS, WhatsApp, Sprache und Social Messaging erstellen.

Warum Standardsoftware nicht passte

Standardprodukte für die Weiterleitung von Leads zu Konten konzentrieren sich auf die Zuordnung von Leads zu CRM-Datensätzen und deren Zuweisung anhand von Routing-Regeln. Datenmanagement-Produkte konzentrieren sich auf die Bereinigung, Verbindung oder Anreicherung von CRM-Daten. Dieser Kunde benötigte ein konfiguriertes System für Pipelines, Kommunikation, Buchungen, Zahlungen, Teambenachrichtigungen, Berichte, Tests und Dokumentation.

Projektübersicht

Die Lösung wurde rund um GoHighLevel-CRM-Datensätze, Opportunity-Pipelines, Formulare und Kalender entwickelt. Workflows, Dashboards, Berechtigungen und Berichte vervollständigten die operative Struktur.

Phasen und Lead-Quellen bleiben Teil desselben CRM-Prozesses.

Für die Lead-Erfassung wurden verknüpfte Formulare, Websites und Social-Media-Kanäle bereitgestellt. Webhooks und externe Systeme tauschen bei Bedarf ebenfalls Lead-Informationen aus.

Bedingte Workflows versenden Follow-ups per E-Mail, SMS und WhatsApp. Auch Sprach- und Social-Messaging-Aktionen werden unterstützt.

Trigger, Verzögerungen, Verzweigungen und Abbruchbedingungen stimmen Nachrichten auf die Phase des Leads ab.

Der Terminverwaltung wurde besondere Aufmerksamkeit gewidmet. Das System unterstützt Buchungen, Bestätigungen und Erinnerungen, während Anrufaufgaben und die Nachbearbeitung von Nichterscheinen den nächsten Schritt unterstützen.

Die Lösung wurde modular aufgebaut, sodass Landingpages, E-Mail-Vorlagen, WhatsApp-Benachrichtigungen und automatisierte Anrufe später ergänzt werden können. Dashboards, Qualitätsprüfungen und externe Verbindungen unterstützen das Agenturteam nach der Übergabe. Schulungen und Dokumentation helfen dem Team ebenfalls.

Wichtige bereitgestellte Funktionen

  • Zentrale GoHighLevel-Kontaktdatensätze
  • Opportunity-Pipelines und Vertriebsphasen
  • Lead-Erfassung aus verbundenen Kanälen
  • Tracking der Lead-Quellen
  • Bedingte E-Mail- und SMS-Automatisierung
  • Follow-ups per WhatsApp und Social Messaging
  • Lead-Routing, Qualifizierung und Zuweisung
  • Terminbuchung und Erinnerungen
  • Workflow-Tests und Qualitätsprüfungen
  • Berichts-Dashboards

Kann ergänzt werden

+ Landingpages + E-Mail-Vorlagen + WhatsApp-Benachrichtigungen + Automatisierte Anrufe + Erweiterte Dashboards + Verbindungen zu externen Tools

Wer diese Lösung noch nutzen kann

Diese Unternehmen haben eine ähnliche Aufgabe bei der Lead-Bearbeitung. Die Lösung kann an ihre Vertriebs- und Buchungsprozesse angepasst werden.

Ein Coaching-Unternehmen

Aufgabe Es muss Anfragen qualifizieren und Verkaufsgespräche oder Termine buchen.
So unterstützt die Lösung Die Lösung erfasst Leads, leitet sie weiter, versendet automatische Follow-ups und verbindet Buchungsdaten mit der Pipeline.
Geschäftsdienstleistungen

Ein Bildungs- und Schulungsunternehmen

Aufgabe Es muss Anfragen in geplante Beratungen oder Programmverkäufe umwandeln.
So unterstützt die Lösung Die Lösung organisiert Interessenten, versendet bedingte Nachrichten, verwaltet Termine und berichtet über Lead-Aktivitäten.
Geschäftsdienstleistungen

Eine Outbound-Vertriebsorganisation

Aufgabe Es benötigt Lead-Zuweisung, Pflege und nachvollziehbare Follow-ups im gesamten Team.
So unterstützt die Lösung Die Lösung bündelt Verantwortlichkeiten, Phasen, Nachrichtenaktivitäten und Teamberichte in einem CRM-Prozess.
Professionelle Dienstleistungen

Technologie-Stack

JavaScript / TypeScript (Node.js)

CRM- und Automatisierungsdienste

Diese Laufzeit verbindet CRM-Datensätze, Workflows, Kommunikationskanäle und externe Dienste.

Python

CRM- und Kalenderintegrationen

Python-Dienste verbinden CRM-APIs und Kalenderdaten, wenn der Workflow dies erfordert.

PHP

Messaging- und CRM-Integrationen

PHP-Integrationen verbinden Kommunikations- und CRM-Dienste.

@gnosticdev/highlevel-sdk

GoHighLevel-API-Zugriff

Dieses SDK verbindet die Lösung mit GoHighLevel-CRM- und Marketing-Automatisierungsfunktionen.

ghl-sdk

GoHighLevel-Datensätze

Dieses SDK arbeitet in GoHighLevel mit Kontakten, Opportunities, Pipelines, Terminen und Workflows.

gohighlevel-api-client

Python-CRM-Verbindung

Dieser Client verbindet Python-Dienste mit der GoHighLevel-Plattform.

twilio/sdk

SMS-Kommunikation

Diese Bibliothek ermöglicht SMS-Messaging über Twilio.

whatsapp-web.js

WhatsApp-Messaging

Diese Node.js-Bibliothek unterstützt die Verarbeitung von WhatsApp-Nachrichten.

rrule

Wiederkehrende Kalendertermine

Diese Bibliothek verwaltet wiederkehrende Termine für Termin-Workflows.

icalendar

Austausch von Kalenderereignissen

Diese Bibliothek liest und erstellt Kalenderereignisse für Terminverbindungen.

Integrationen

GoHighLevel

Die Lösung tauscht Kontakte, Opportunities, Pipelines, Termine, Workflows, Nachrichten und Berichtsdaten mit GoHighLevel aus.

Meta, Instagram, LinkedIn, and TikTok

Die verbundenen sozialen und werblichen Kanäle liefern Lead-Anfragen und Informationen zu deren Quellen.

Twilio

Twilio überträgt SMS- und Kommunikationsereignisse für Follow-up-Workflows.

WhatsApp

WhatsApp überträgt Benachrichtigungen und Follow-up-Nachrichten, wenn der Workflow dies erfordert.

Google Calendar

Die Kalendersynchronisierung tauscht Termindaten und Verfügbarkeiten aus.

Zapier and Make

Diese Automatisierungsplattformen übertragen Lead-, Termin-, Zahlungs- und Daten externer Plattformen zwischen verbundenen Systemen.

Das Ergebnis

Leads bleiben in einer Pipeline organisiert

Die Lead-Pipeline bietet der Agentur eine gemeinsame Ansicht von Kontakten und Opportunities. Lead-Quellen, Tags und benutzerdefinierte Felder bleiben neben der aktuellen Vertriebsphase sichtbar.

Verantwortlichkeiten und Aktivitäten bleiben nahe bei den Informationen für das nächste Follow-up, statt auf verschiedene Tools verteilt zu sein.

So funktioniert es

  1. Das CRM zeigt Kontaktdatensätze, Opportunity-Phasen, Tags, benutzerdefinierte Felder, Lead-Quellen sowie E-Mail- und SMS-Aktivitäten.
  2. Die Pipeline gruppiert Opportunities nach Vertriebsphase und zeigt die zugewiesenen Benutzer.
  3. Der Aktivitätsfeed zeigt die Kommunikation zum Kontakt und zur Opportunity.
  • Erfasste Leads prüfen
  • Verantwortlichkeiten zuweisen
  • Opportunities durch die Phasen bewegen
Lead-Pipeline und Kontaktdatensatz

Lead-Pipeline und Kontaktdatensatz

Funktionen auf diesem Bildschirm
CRM-Struktur verwalten Vertriebspipelines konfigurieren Leads aus Plattformen erfassen

Follow-ups passen sich der Situation des Leads an

Der Workflow-Builder bündelt bedingte Kommunikation in einem visuellen Prozess. E-Mail-, SMS- und WhatsApp-Aktionen werden mit Verzögerungen und Verzweigungen verbunden. Auch Abbruchbedingungen werden unterstützt.

Die Agentur kann den Workflow testen und prüfen, bevor er Teil des operativen Prozesses wird.

So funktioniert es

  1. Der Workflow zeigt Blöcke für Trigger, E-Mail, SMS, WhatsApp, Verzögerungen, Bedingungen und Abbruchbedingungen.
  2. Leaddatensätze, Antworten, Termine, Tags, Phasen und Nachrichtenaktivitäten laufen durch die konfigurierten Verzweigungen.
  3. Die Workflow-Testfunktion prüft den konfigurierten Kommunikationspfad.
  • Mehrstufige Follow-ups erstellen
  • Nachrichten nach einer Buchung stoppen
  • Workflow-Qualität prüfen
Tipp: Terminbuchungen und Antworten von Leads können als Bedingungen den Follow-up-Pfad ändern.
Workflow-Builder für bedingte Follow-ups

Workflow-Builder für bedingte Follow-ups

Funktionen auf diesem Bildschirm
E-Mail- und SMS-Automatisierung Lead-Verwaltung automatisieren Follow-ups automatisieren Workflows bearbeiten Workflow-Qualität prüfen

Buchungen werden mit Erinnerungen und Aufgaben verbunden

Der Buchungsbildschirm verbindet Termine mit der Lead-Verwaltung. Kalenderverfügbarkeit, Buchungsdetails und Bestätigungsstatus erscheinen in einer gemeinsamen Terminansicht.

Erinnerungspläne und Anrufaufgaben unterstützen den Terminprozess einschließlich der Nachbearbeitung von Nichterscheinen.

So funktioniert es

  1. Der Kalender zeigt verfügbare Zeitfenster, Buchungsdaten und Kalenderereignisse.
  2. Der Termindatensatz zeigt Status, Bestätigungsstatus und Erinnerungsstatus.
  3. Das Panel für Anrufaufgaben zeigt mit dem Termin-Workflow verbundene Aufgaben.
  • Online-Termine erstellen
  • Terminerinnerungen versenden
  • Nachbearbeitung von Nichterscheinen verwalten
Buchungskalender und Termindetails

Buchungskalender und Termindetails

Funktionen auf diesem Bildschirm
Online-Termine erstellen Terminerinnerungen einrichten Anrufinitiierung automatisieren

Manager sehen Lead- und Kampagnenaktivitäten

Das Berichts-Dashboard bündelt Lead-Quellen, Buchungen und Kampagnen in einer Ansicht. Zahlungsstatus und Teamaktivitäten stehen ebenfalls für die operative Prüfung bereit.

Manager können die Aktivitäten im Zusammenhang mit Akquise und Follow-up vergleichen, ohne Pipeline- und Buchungsinformationen in getrennten Berichten zu führen.

So funktioniert es

  1. Das Dashboard zeigt Lead-Quellen, Lead-Aktivitäten, Buchungsdaten, Conversion-Aktualisierungen, Zahlungsdaten und Teamaktivitäten.
  2. Das Diagramm zu Lead-Quellen zeigt die Quellen der erfassten Anfragen.
  3. Pipeline-Zusammenfassung, Buchungskennzahlen, Kampagnen-Panel, Zahlungs-Panel und Teamtabelle zeigen operative Aktualisierungen.
  • Quellenleistung prüfen
  • Buchungs- und Conversion-Aktualisierungen überwachen
  • Teamaktivitäten prüfen
Hinweis: Berichte verbinden Lead-Aktivitäten mit Buchungs-, Zahlungs-, Kampagnen- und Teaminformationen.
Dashboard für Lead- und Kampagnenberichte

Dashboard für Lead- und Kampagnenberichte

Funktionen auf diesem Bildschirm
RT-Dashboard Leistung der Lead-Quellen verfolgen

Was die Lösung bietet

Mit dieser Lösung kann die Agentur:

  • Kontakte, Phasen, Tags, benutzerdefinierte Felder und Quellen in einem CRM verwalten
  • Leads aus verbundenen Kanälen erfassen und weiterleiten
  • Bedingte Follow-ups per E-Mail, SMS, WhatsApp und Social Messaging ausführen
  • Termine mit Bestätigungen, Erinnerungen und Anrufaufgaben verbinden
  • Kampagnen-, Buchungs-, Zahlungs- und Teamaktivitäten prüfen
  • CRM-Workflows für das eigene Team verwalten und dokumentieren

Könnten Standardsysteme diese Aufgabe übernehmen?

Vor dem Design wurde die Aufgabe anhand ihrer eigenen Beschreibungen mit Standardprodukten verglichen.

Was der Kunde benötigt Lead-Routing-Plattformen LeanData, LeadAngel, Traction Complete CRM-Datenmanagement Insycle, Openprise, D&B Connect Revenue-Operations-Plattformen D&B Rev.Up ABX Individuelle Lösung
CRM-Prozesse testen, überwachen und dokumentieren — — —
CRM-Datensätze und Pipelines konfigurieren — — —
Leads erfassen und synchronisieren — — —
Multichannel-Follow-ups automatisieren — — —
Passt zu den eigenen Regeln des Kunden: Phasen, Rollen, Berichte teilweise — teilweise
Alle Schritte an einem Ort — — —
Keine manuellen Schritte zwischen Programmen — teilweise

Auf Grundlage der öffentlichen Produkt- und Kategoriebeschreibungen.

Standardprodukte decken Teile des Lead-Routings, CRM-Datenmanagements und Revenue Operations ab. Ein Standardprodukt reicht aus, wenn nur einer dieser Bereiche benötigt wird.

Dieser Kunde benötigte eigene Software, weil die Produkte nicht zur vollständigen Geschäftsaufgabe und den Regeln der Agentur passten, die erforderlichen Teile auf mehrere Produkte verteilt waren und die Schritte dazwischen weiterhin konfiguriert und koordiniert werden mussten.

Zum Schluss

Letztlich wurde die Lösung entwickelt, um manuelle Arbeit auf dem Weg von einem neuen Lead über Follow-up und Termin bis zum Verkaufsdatensatz zu entfernen.

FAQ

Sie möchten ein ähnliches System entwickeln? Lesen Sie die Antworten unten, um zu sehen, wie CRM-Struktur, Automatisierung, Buchungen, Integrationen und die Übergabe an das Team zusammenspielen.

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