PROJEKT

Workflow-Automatisierung mit Power Automate für Microsoft 365

Individuelle Softwareentwicklung, Power-Apps-Entwicklung, Workflow-Automatisierung mit Power Automate, SharePoint-Integration, Microsoft-365-Integration, Automatisierung von Genehmigungen, Berichte und Dashboards

  • Branche: Professionelle Dienstleistungen
  • Schweiz Standort: Schweiz
  • Umsetzungsdauer: 16 Wochen
  • Technologien: PHP, Python
4+ Monate

Dieser Kunde ist ein Unternehmen für professionelle Dienstleistungen aus der Schweiz. Die Teams verwalten Genehmigungen, Anfragen und Dokumente in Microsoft 365, während die wiederholte Dateneingabe und Berichterstellung viel Zeit beanspruchen. Die Lösung ist eine individuelle Workflow-Automatisierung mit Power Automate und Power-Apps-Oberflächen. Sie verarbeitet Anfragen, Datensätze und Workflow-Ereignisse und liefert dem Unternehmen Genehmigungsentscheidungen, zugewiesene Aufgaben, Benachrichtigungen, aktualisierte SharePoint-Inhalte und Betriebsberichte in einem durchgängigen Prozess.

Zusammenfassung

Problem

Das Unternehmen verwaltet Genehmigungen, Datensätze und Dokumente über voneinander getrennte Microsoft-365-Prozesse.

Lösung

Die Lösung wurde zu einem verbundenen Power-Apps- und Power-Automate-Arbeitsbereich für Anfragen, Genehmigungen und Berichte.

Ergebnis

Sie wurde entwickelt, um manuelle Arbeit und den Zeitaufwand für die Übertragung von Informationen zwischen Geschäftsprozessen zu reduzieren.

Kundengeschichte

Der Kunde ist ein Unternehmen für professionelle Dienstleistungen aus der Schweiz. Es verwaltet Genehmigungen, Anfragen und Dokumente in Microsoft 365.

Verwaltungs- und Finanzteams bearbeiten wiederholte Dateneingaben, Dokumente und Berichte. Auch Inhalte auf SharePoint-Websites, in Listen und Dokumentbibliotheken müssen koordiniert verwaltet werden.

Die Anfrage war klar: Power-Apps-Anwendungen für die Workflow-Automatisierung erstellen, Power Automate mit den Microsoft-365-Tools des Unternehmens verbinden, die Workflow-Kommunikation automatisieren und Betriebsberichte bereitstellen.

Die Lösung wurde an den eigenen Regeln und vorhandenen Daten des Unternehmens ausgerichtet. Sie wurde in Ansichten für Anfragen und Genehmigungen, SharePoint-Datensätze sowie Berichte gegliedert.

Modulare Integrationen ließen Raum für spätere Erweiterungen.

Der Kunde benötigte

  1. Power Apps für Genehmigungen, Aufgabenverfolgung und Geschäftsprozesse erstellen
  2. Power Automate mit Microsoft 365 und Geschäftssystemen verbinden
  3. Workflow-Benachrichtigungen, Erinnerungen, E-Mails und Aufgabenzuweisungen automatisieren
  4. Berichte, Dashboards, Analysen und die automatische Berichtserstellung bereitstellen

Warum Standardsoftware nicht passte

Standardprodukte für Workflow-Management decken Prozessautomatisierung, Genehmigungen und Aufgabenkoordination ab. Ihre Oberflächen und Anpassungsmöglichkeiten passten jedoch möglicherweise nicht zu den Abläufen dieses Unternehmens. Individuelle Software war erforderlich, um die Workflow-Schritte an den eigenen Richtlinien und Verfahren des Kunden auszurichten und gleichzeitig die Microsoft-365-Daten verbunden zu halten.

Projektübersicht

Die Lösung wurde rund um Power Apps für das Einreichen von Anfragen, die Prüfung von Genehmigungen und die Aufgabenverfolgung entwickelt. Canvas- oder modellgesteuerte Apps bilden die Benutzeroberfläche für die spezifischen Prozesse des Unternehmens.

Für die Bearbeitung von Genehmigungen leitet Power Automate Einreichungen durch sequenzielle oder rollenbasierte Entscheidungen und protokolliert die Ergebnisse. Workflow-Ereignisse lösen außerdem Benachrichtigungen, Erinnerungen und Aufgabenzuweisungen aus.

Die SharePoint-Integration führt Listeneinträge, Dokumente und Genehmigungsergebnisse zusammen. Das System verbindet SharePoint, Microsoft Lists und Excel, wenn der Prozess dies erfordert.

Besonderes Augenmerk lag auf der betrieblichen Transparenz. Power BI empfängt Datensatzzeilen, erstellt Push-Datensätze und aktualisiert Datensätze für Berichte und Dashboards.

Die Lösung wurde in Module gegliedert, sodass neue Formulare, Automatisierungen und Integrationen hinzugefügt werden können, ohne das gesamte System neu aufzubauen. Dokumentation und Schulungen wurden bereitgestellt, damit das Kundenteam das System selbstständig verwalten kann.

Wichtige bereitgestellte Funktionen

  • Power-Apps-Anwendungen für Anfragen und Genehmigungen
  • Sequenzielle und rollenbasierte Genehmigungs-Workflows
  • Verwaltung von SharePoint-Listen und Dokumenten
  • Automatische E-Mails, Warnungen, Erinnerungen und Benachrichtigungen
  • Aufgabenzuweisungen und Verfolgung des Workflow-Status
  • Integrationen mit Microsoft 365 und Geschäftssystemen
  • Power-BI-Berichte und Betriebsdashboards
  • Fehlerbehebung, Tests, Dokumentation und Optimierung von Workflows

Erweiterbar um

+ Individuelle Konnektoren + Microsoft-Teams-Chats und -Kanäle + Verarbeitung von Outlook-.msg-Dateien + Verarbeitung von JSON-Berichtsdaten + Zusätzliche Power-Apps-Formulare + Neue Genehmigungs- und Aufgabenmodule

Wer diese Lösung noch nutzen kann

Diese Unternehmen haben eine ähnliche Aufgabe. Dieselbe Lösung kann angepasst werden, um ihre Anfragen, Genehmigungen, Datensätze und Berichte zu verbinden.

Eine Wirtschaftsprüfungskanzlei

Aufgabe Sie verwaltet Kundenaufträge, Genehmigungen, E-Mails, Dokumente und wiederkehrende Teamaufgaben.
So unterstützt die Lösung Die Lösung verbindet Buchhaltungs-Workflows mit Datensätzen, Aufgabenzuweisungen, Benachrichtigungen und Berichten.
Steuerkanzleien

Eine Personalberatung

Aufgabe Sie koordiniert Personalbeschaffungsanfragen, Kandidatendatensätze, Genehmigungen, Kommunikation und zugewiesene Aufgaben.
So unterstützt die Lösung Die Lösung steuert Personalbeschaffungsprozesse, aktualisiert gemeinsame Datensätze, sendet Warnungen und zeigt die betrieblichen Aktivitäten.
Geschäftsdienstleistungen

Ein Verwaltungsdienstleister

Aufgabe Sie verwaltet Anfragen, Genehmigungen, Datensätze, Berichte und wiederkehrende Dateneingabeprozesse.
So unterstützt die Lösung Die Lösung verbindet Formulare, Workflow-Phasen, Aufgaben, Benachrichtigungen und Betriebsberichte.
Geschäftsdienstleistungen

Technologie-Stack

PHP

SharePoint-Integration

PHP unterstützt die Verbindung mit Office-365-Ressourcen und SharePoint-Daten.

Python

Microsoft-API-Zugriff

Python unterstützt den Zugriff auf Microsoft-APIs, die Authentifizierung und die HTTP-Kommunikation.

JavaScript / TypeScript (Node.js)

Verarbeitung von Outlook-Dateien

JavaScript und TypeScript unterstützen die Verarbeitung von Outlook-Nachrichtendateien.

vgrem/php-spo

Office-365-Ressourcen

vgrem/php-spo (eine PHP-Bibliothek für Office 365) führt Erstellungs-, Lese-, Aktualisierungs- und Löschvorgänge über die Office-365-API aus.

microsoft-kiota-http

Microsoft-API-Anfragen

microsoft-kiota-http (eine Python-Bibliothek für die Kommunikation mit Microsoft-APIs) stellt die HTTP-Schicht für API-Anfragen bereit.

microsoft-kiota-authentication-azure

API-Authentifizierung

microsoft-kiota-authentication-azure (eine Python-Bibliothek für die Microsoft-Authentifizierung) unterstützt den authentifizierten Zugriff auf Microsoft-APIs.

microsoft-kiota-abstractions

API-Abstraktionen

microsoft-kiota-abstractions (eine Python-Bibliothek für allgemeine Microsoft-API-Strukturen) unterstützt generierte Microsoft-API-Clients.

Power Automate

Workflow-Automatisierung

Power Automate leitet Genehmigungen weiter, weist Aufgaben zu, versendet Kommunikation, aktualisiert Datensätze und verbindet Geschäftssysteme.

Power Apps

Geschäftsanwendungen

Power Apps stellt Canvas- oder modellgesteuerte Anwendungen für Anfragen, Genehmigungen, Aufgabenverfolgung und Betriebsabläufe bereit.

SharePoint, Excel, PDF, JSON

Geschäftsdaten und Dateien

Diese Formate und Plattformen speichern, übertragen und strukturieren die von den Workflows verwendeten Datensätze, Dokumente und Berichtsdaten.

Integrationen

SharePoint and Microsoft Lists

Die Lösung liest und aktualisiert Listeneinträge, Dokumente, Genehmigungsergebnisse und den Inhaltsstatus.

Microsoft Teams

Die Lösung erstellt Chats und Kanäle und verarbeitet Chatnachrichten für die betriebliche Kommunikation.

Outlook

Die Lösung unterstützt Outlook-bezogene Workflow-Kommunikation und Nachrichtendateien.

Microsoft Forms

Die Lösung empfängt übermittelte Formulardaten, die Workflows starten oder unterstützen.

Power BI

Die Lösung sendet Datensatzzeilen und aktualisiert Datensätze für Berichte und Dashboards.

Microsoft Dynamics 365

Power Automate verbindet Workflow-Prozesse mit Microsoft Dynamics 365.

Das Ergebnis

Anfragen durchlaufen sichtbare Genehmigungsphasen

Der Arbeitsbereich für Anfragen und Genehmigungen bietet dem Unternehmen einen zentralen Ort, um Anfragen einzureichen und ihren Genehmigungsstatus zu verfolgen. Genehmigungsentscheidungen und Ergebnisse bleiben mit der Anfrage verbunden, statt als separate Nachrichten bearbeitet zu werden.

Die phasenbasierte Struktur unterstützt die eigenen Genehmigungsregeln des Kunden und erleichtert die Prüfung des aktuellen Prozessstatus.

So funktioniert es

  1. Das Anfrageformular enthält die Anfragefelder und erfasst die übermittelten Informationen.
  2. Power Automate leitet die Anfrage durch konfigurierte Genehmigungsphasen und erfasst Entscheidungen und Ergebnisse.
  3. Der Workflow-Statusbereich zeigt den aktuellen Status und sendet Beteiligten Benachrichtigungen, sobald Workflow-Ereignisse auftreten.
  • Sequenzielle Genehmigungsschritte
  • Rollenbasierte Genehmigungsentscheidungen
  • Aufzeichnungen zu Workflow-Ergebnissen
Arbeitsbereich für Anfragen und Genehmigungen

Arbeitsbereich für Anfragen und Genehmigungen

Funktionen auf diesem Bildschirm
Genehmigungs-Workflows erstellen Workflow-Schritte konfigurieren

Dokumente und SharePoint-Einträge bleiben verbunden

Der SharePoint-Arbeitsbereich verbindet Listeneinträge, Dokumente, Genehmigungsergebnisse und aktualisierte Inhalte. Automatisierung von Dokumenten-Workflows sorgt dafür, dass Dokumentgenehmigungen und Datensatzaktualisierungen Teil desselben Prozesses bleiben.

SharePoint-Inhalte bleiben Teil des Genehmigungsprozesses und werden nicht zu einer separaten manuellen Aufgabe.

So funktioniert es

  1. Die SharePoint-Listenansicht zeigt SharePoint-Listendaten an.
  2. Die Dokumentbibliothek speichert Dokumente und stellt Aktionen zur Dokumentgenehmigung bereit.
  3. Das Formular zur Datensatzaktualisierung schreibt aktualisierte Datensätze und den Inhaltsstatus in SharePoint.
  • SharePoint-Listendaten
  • Aktionen zur Dokumentgenehmigung
  • Aktualisierter Inhaltsstatus
Tipp: SharePoint-Inhalte bleiben Teil des Genehmigungsprozesses und werden nicht zu einer separaten manuellen Aufgabe.
SharePoint-Einträge und Dokumente

SharePoint-Einträge und Dokumente

Funktionen auf diesem Bildschirm
Dokumenten-Workflow-Automatisierung In SharePoint gespeicherte Daten verwalten

Zugewiesene Aufgaben und Workflow-Warnungen sind sichtbar

Das Aufgaben- und Benachrichtigungsdashboard bietet Betriebsleitern einen direkten Überblick über zugewiesene Aufgaben, Fälligkeitstermine, Erinnerungen und Warnungen. Aufgabenzuweisungen und Prozessauslöser werden zusammen mit dem Workflow-Status angezeigt.

So bleibt die tägliche betriebliche Kommunikation mit der Arbeit verbunden, die sie ausgelöst hat.

So funktioniert es

  1. Die Aufgabenliste zeigt Aufgabenzuweisungen und deren Workflow-Status.
  2. Felder für Zuständige und Fälligkeit verknüpfen jede Aufgabe mit der verantwortlichen Person und dem Zeitplan.
  3. Der Benachrichtigungsfeed erfasst Benachrichtigungen, Erinnerungen und Warnungen, die durch Prozessauslöser entstehen.
  • Aufgabenzuweisungen
  • Fälligkeitstermine
  • Status von Erinnerungen und Warnungen
Dashboard für Aufgaben und Benachrichtigungen

Dashboard für Aufgaben und Benachrichtigungen

Funktionen auf diesem Bildschirm
Workflows automatisieren

Betriebliche Aktivitäten lassen sich leichter prüfen

Die Berichtsansicht führt genehmigte Daten, Workflow-Ergebnisse, Berichte und Analysen in einer Ansicht zusammen. Interaktive Berichte und Dashboard-Kacheln unterstützen die betriebliche Prüfung, ohne Informationen manuell neu aufzubereiten.

Die Datenaktualisierung hält die Berichtsansicht mit den verfügbaren Workflow-Ergebnissen synchron.

So funktioniert es

  1. Die Berichtsfilter verwenden genehmigte Daten und Workflow-Ergebnisse, um die Berichtsansicht festzulegen.
  2. Der interaktive Berichtsbereich stellt Berichte und Analysen dar.
  3. Die Dashboard-Kacheln zeigen Dashboard-Daten an, nachdem die Datenaktualisierung diese erneuert hat.
  • Berichtsfilter
  • Interaktiver Berichtsbereich
  • Aktualisierung der Dashboard-Daten
Hinweis: Power BI kann Datensatzzeilen empfangen, Push-Datensätze erstellen und Datensätze für diese Berichtsebene aktualisieren.
Betriebsberichte und Dashboards

Betriebsberichte und Dashboards

Funktionen auf diesem Bildschirm
Berichte zur Analyse erstellen

Was die Lösung ermöglicht

Mit dieser Lösung kann das Unternehmen:

  • Genehmigungs-Workflows in Power Apps erstellen und verwalten
  • Anfragen, Datensätze, Dokumente, Aufgaben und Berichte in Microsoft 365 verbinden
  • Aufgaben zuweisen sowie Benachrichtigungen, Warnungen, Erinnerungen und E-Mails aus Workflow-Ereignissen versenden
  • SharePoint-Einträge und Dokumente durch automatisierte Prozesse aktuell halten
  • Genehmigte Betriebsdaten in Berichten und Dashboards prüfen
  • Workflows mit dokumentierten, modularen Komponenten verwalten und erweitern

Könnten Standardsysteme diese Aufgabe übernehmen?

Vor der Entwicklung wurde die Aufgabe anhand der jeweiligen Produktbeschreibungen mit Standardprodukten verglichen.

Was der Kunde benötigt Workflow-Plattformen Jotform Workflows, Kissflow, ProcessMaker Praxisverwaltung Karbon Dokumentenzusammenarbeit Progress ShareFile Individuelle Lösung
Power Apps für betriebliche Abläufe erstellen — — —
Microsoft-365-Systeme verbinden — — —
Workflow-Kommunikation automatisieren teilweise
Berichte und Dashboards bereitstellen teilweise teilweise —
Passt zu den eigenen Regeln des Kunden: Phasen, Rollen, Berichte teilweise teilweise teilweise
Alle Schritte an einem Ort — — —
Keine manuellen Schritte zwischen Programmen teilweise teilweise —

Nach den öffentlichen Beschreibungen der Produkte und ihrer Kategorie.

Standard-Workflow-Plattformen decken Genehmigungen, Aufgabenautomatisierung und Teile der Berichterstellung ab, während Praxis- und Dokumentenplattformen sich auf engere Abläufe konzentrieren.

Ein Standardprodukt genügt, wenn das Unternehmen nur eine dieser Funktionen benötigt. Dieser Kunde benötigte Microsoft-365-Verbindungen, eigene Workflow-Regeln und Berichte in einem abgestimmten System.

Die benötigten Funktionen verteilen sich auf verschiedene Produktkategorien. Die Verbindungen zwischen ihnen erfordern weiterhin Konfiguration und Integrationsarbeit.

Am Ende

Am Ende wurde die Lösung entwickelt, um den manuellen Aufwand von einer Anfrage im Bereich professioneller Dienstleistungen über die Genehmigung bis zur Berichterstellung zu reduzieren.

FAQ

Sie möchten ein ähnliches System entwickeln? Lesen Sie die Antworten unten, um zu erfahren, wie Power Automate, Power Apps, SharePoint und Berichte in einen Geschäftsprozess integriert werden können.

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