PROJEKT

Buchungssystem für Hotels, das Reservierungen, Abläufe und Abrechnung vereint

Individuelle Softwareentwicklung, Hotel-PMS, Reservierungsmanagement, Zimmerverfügbarkeit, OTA-Synchronisierung, Abrechnung und Rechnungsstellung, Reporting

  • Branche: Hotellerie
  • Rumänien Standort: Rumänien
  • Umsetzungszeit: 16 Wochen
  • Technologien: Python, PHP
4+ Monate

Dieser Kunde ist eine Hotelgruppe aus Rumänien. Das Personal verwaltet Reservierungen, Zimmerverfügbarkeit und Gästebetreuung in mehreren Hotels. Das Buchungssystem bündelt diese Aufgaben: Reservierungen, Zimmerbestand und Gäste-Check-ins werden zentral verwaltet. Außerdem unterstützt es OTA-Aktualisierungen, Rechnungen und Berichte für Buchungsmanager, Front-Desk-Mitarbeiter und Hotelleitung.

Zusammenfassung

Problem

Die Hotelgruppe verwaltet Reservierungen, Zimmerverfügbarkeit, Gästebetreuung, Abrechnung und Reporting in ihrem Hotelbetrieb.

Lösung

Die Lösung wurde zu einem individuellen Buchungssystem, das Hotelabläufe, OTA-Synchronisierung, Rechnungsstellung und Reporting an einem Ort verbindet.

Ergebnis

Das System wurde entwickelt, um manuelle Arbeit und den Zeitaufwand für die Übertragung von Buchungsinformationen zwischen Hotelaufgaben und Tools zu reduzieren.

Kundengeschichte

Der Kunde ist eine Hotelgruppe aus Rumänien. Sie betreibt Hotels, in denen Mitarbeiter Reservierungen, Zimmerverfügbarkeit und Gästeankünfte koordinieren.

Housekeeping, Abrechnung und Reporting gehören zum selben täglichen Betrieb.

Reservierungsteams benötigen aktuelle Zimmerbestände und Buchungsdetails, während Front-Desk- und Housekeeping-Mitarbeiter den Status von Gästen und Zimmern verfolgen. Manager und Buchhalter benötigen außerdem Finanzinformationen und Berichte.

Die Anforderung war klar: Reservierungen und tägliche Hotelabläufe sollten in einem System verwaltet werden. Direktbuchungen, OTA-Synchronisierung, Abrechnung, Zahlungen und Reporting mussten ebenfalls in dieselbe Lösung integriert werden.

Die Lösung wurde als modulares Hotel-PMS mit separaten Ansichten für Verfügbarkeit, Reservierungen, OTA-Synchronisierung, Housekeeping und Umsatz-Reporting konzipiert. Zugriffsregeln, Integrationen und spätere Erweiterungen wurden als Teil der Struktur und nicht als separate Tools behandelt.

Der Kunde benötigte

  1. Zimmer, Verfügbarkeit und den gesamten Buchungslebenszyklus zentral verwalten
  2. Gästeprofile, Historie, Check-in, Check-out und Kommunikation verwalten
  3. Direktbuchungen mit OTAs und Channel-Managern verbinden
  4. Abrechnung, Rechnungen, Zahlungen, Buchhaltung und Finanzberichte verwalten

Warum Standardsoftware nicht passte

Fertige Hotelmanagement-Produkte decken Front-Desk-Arbeit, Reservierungen und Housekeeping ab. Sie bieten auch Finanzfunktionen, Reporting und die Verwaltung mehrerer Standorte, doch ihr Berechtigungsmodell und ihre Funktionskombination passten möglicherweise nicht zu dieser Hotelgruppe. Ein individuelles Buchungssystem war erforderlich, um Buchungen, CRM und Abläufe in einem Workflow zu verbinden. Es musste außerdem Integrationen und Zugriffsregeln unterstützen, einschließlich der Kompatibilität mit Altsystemen, sofern erforderlich.

Projektübersicht

Die Lösung wurde rund um gemeinsame Buchungsinformationen für Verfügbarkeit, Front-Desk-Arbeit und Reporting entwickelt. Zimmerbestand und Buchungsstatus bleiben verbunden, während das Personal eine Reservierung über ihren gesamten Lebenszyklus verfolgt.

Für die Zimmerauswahl kombiniert die Verfügbarkeitsansicht Datumsbereiche, Zimmerstatus und Zimmertypen. Gästewünsche und Reservierungsdetails vervollständigen die Ansicht, während Buchungskalender und Bestandsmodule die Zimmerinformationen miteinander verknüpfen.

Der Reservierungsmanager wurde für Front-Desk- und Buchungsteams entwickelt. Gästesuche, Reservierungsstatus, Check-in, Check-out und Buchungshistorie sind in einer Ansicht gebündelt.

Die OTA-Synchronisierung wurde als separates Monitoring mit verbundenen Kanälen, Änderungswarteschlangen, Protokollen und Wiederholungsaktionen umgesetzt. So bleiben neue, geänderte und stornierte Reservierungen für das Reservierungsteam sichtbar.

Die Lösung umfasst außerdem ein Housekeeping-Board und ein Umsatz-Dashboard. Rechnungs- und Reporting-Aktionen, Exporte sowie Buchhaltungsanbindungen geben Managern und Buchhaltern Einblick in operative und finanzielle Informationen.

Wichtige bereitgestellte Funktionen

  • Zentraler Kalender für die Zimmerverfügbarkeit
  • Zimmer- und Buchungsauswahl
  • Verwaltung des Reservierungslebenszyklus
  • Gästeprofile und Buchungshistorie
  • Verfolgung von Check-in und Check-out
  • Synchronisierung von OTA-Reservierungen
  • Housekeeping-Board für den Zimmerstatus
  • Erstellung von Rechnungen und Berichten
  • Umsatz- und Belegungsdashboard

Erweiterbar um

+ Restaurant- oder POS-Bestellungen + Room-Service-Management + Wäscheverwaltung + Rabattverwaltung + Services für Zustellbetten + Integrationen mit Marketingtools + Grafana-Dashboards

Wer diese Lösung noch nutzen kann

Diese Unternehmen haben ähnliche Anforderungen an Reservierungen und Abläufe. Daher kann dieselbe Lösung an ihre Regeln und Kanäle angepasst werden.

Ein Resort

Aufgabe Es koordiniert Reservierungen, Zimmerbestand, Gästebetreuung und externe Buchungskanäle.
So unterstützt die Lösung Die Lösung bündelt Verfügbarkeit, Buchungen, Housekeeping, OTA-Aktualisierungen und Berichte in einem Hotelmanagementsystem.
Resorts

Eine Lodge

Aufgabe Es verwaltet Gästebuchungen, Ankünfte, Abreisen und Zimmerstatus mit einem kleinen Betriebsteam.
So unterstützt die Lösung Die Lösung verbindet Reservierungsmanagement mit Zimmerverfügbarkeit, Housekeeping und Rechnungsstellung.
Hotels

Ein Immobilienverwaltungsunternehmen

Aufgabe Es koordiniert Kunden, Anbieter, Buchungen, Zahlungen und Abläufe in mehreren Beherbergungsbetrieben.
So unterstützt die Lösung Die Lösung bietet gemeinsame Buchungsdaten, Standortzugriff, Integrationen und Reporting.
Immobilienverwalter

Technologie-Stack

Python

Backend- und Datendienste

Python unterstützt die Buchungs-, Integrations- und Reporting-Dienste.

PHP

Webdienste und Integrationen

PHP unterstützt ausgewählte Verbindungen zu Buchhaltung, Zahlungs- und Reisediensten.

JavaScript / TypeScript (Node.js)

Schnittstellen- und Dateidienste

JavaScript und TypeScript unterstützen Buchungsoberflächen, Kalenderfunktionen und Dateiaustausch.

fastapi

API-Service-Schicht

fastapi (ein Python-Framework für Web-APIs) stellt die zentralen API-Dienste bereit.

django-trips

Buchungen und Zeitpläne

django-trips (eine Django-App für Reisen und Buchungen) unterstützt Buchungsmodelle, Zeitpläne und Geschäftsregeln.

rrule

Wiederkehrende Kalendertermine

rrule (eine Bibliothek für wiederkehrende Kalenderregeln) verwaltet wiederkehrende Reservierungstermine.

icalendar

Austausch von Kalenderdateien

icalendar (eine Bibliothek für iCalendar-Dateien) liest und erstellt Kalenderdaten.

jspdf and pypdf

PDF-Rechnungen und Berichte

jspdf und pypdf erstellen PDF-Dokumente für Rechnungen und Berichte und bearbeiten sie.

CSV and JSON

Exporte und Datenaustausch

CSV und JSON übertragen Buchungs-, Bestands-, Buchhaltungs- und Reportingdaten zwischen Systemen.

Integrationen

OTAs and channel managers

Reservierungs-, Verfügbarkeits- und Bestandsaktualisierungen werden zwischen dem Buchungssystem und verbundenen Kanälen übertragen.

Accounting systems

Rechnungs- und Finanzdaten werden über Buchhaltungs-APIs übertragen.

Payment gateways

Zahlungsinformationen werden mit unterstützten Payment-Gateway-Diensten verbunden.

Legacy hotel systems

Das System kann bei Bedarf Informationen mit Altsystemen wie HotSoft und Vega austauschen.

Calendar services

Reservierungsdaten können über Kalenderformate und Kalenderintegrationen übertragen werden.

Das Ergebnis

Die Zimmerverfügbarkeit ist vor der Erstellung einer Buchung klar ersichtlich

Die Verfügbarkeitsansicht bietet dem Buchungsteam eine gemeinsame Übersicht über Zimmerbestand, Termine und Zimmerstatus. Gästewünsche und Zimmerauswahl stehen neben den Buchungsdetails, sodass das ausgewählte Zimmer mit der Reservierung verknüpft ist.

So entsteht ein direkter Weg von der Verfügbarkeitsprüfung bis zur Buchungserstellung, ohne Zimmerinformationen von der Gästeanfrage zu trennen.

So funktioniert es

  1. Der Kalender für die Zimmerverfügbarkeit zeigt die Verfügbarkeit für den ausgewählten Zeitraum.
  2. Filter für Zimmertyp und Zimmerstatus grenzen den verfügbaren Bestand ein.
  3. Das Zimmerauswahl-Panel verbindet Gästewünsche mit Reservierungsdetails und der Aktion zum Erstellen der Buchung.
  • Auswahl des Datumsbereichs
  • Filter für Zimmertyp und Zimmerstatus
  • Felder für Gästewünsche
Verfügbarkeit und Zimmerauswahl

Verfügbarkeit und Zimmerauswahl

Funktionen in dieser Ansicht
Zimmerverfügbarkeit prüfen Zimmer für Buchung auswählen Buchungskalender verwalten Hotelbestand verwalten

Reservierungen bleiben mit der Gästereise verbunden

Der Reservierungsmanager bündelt Gästeinformationen, Buchungsstatus und Buchungshistorie in einer Ansicht. Front-Desk-Mitarbeiter können die Reservierung vom aktiven Datensatz bis zum Check-in und Check-out verfolgen.

So verfügt die Hotelgruppe über einen einheitlichen Ort für den Buchungslebenszyklus, statt Gästedaten und Reservierungsarbeit zu trennen.

So funktioniert es

  1. Die Reservierungsliste zeigt Reservierungsdatensätze mit Filtern für den Buchungsstatus.
  2. Das Reservierungsdetail-Panel zeigt Gästeinformationen und Buchungsstatus.
  3. Check-in, Check-out und Buchungshistorie verknüpfen die Reservierung mit den Gästedaten.
  • Filterung nach Reservierungsstatus
  • Gästesuche
  • Buchungshistorie
Reservierungsmanager

Reservierungsmanager

Funktionen in dieser Ansicht
Buchungsmanagementsystem Zimmerreservierungen verwalten Gäste-Check-ins und Check-outs verfolgen Buchungshistorie verwalten

OTA-Änderungen sind für das Reservierungsteam sichtbar

Das Monitoring der OTA-Synchronisierung erleichtert die Prüfung von Kanalaktualisierungen. Neue, geänderte und stornierte Reservierungen erscheinen zusammen mit Synchronisierungs- und Fehlerprotokollen in einer Warteschlange.

Über eine Wiederholungsaktion kann das Reservierungsteam Synchronisierungsfehler gezielt bearbeiten, anstatt in separaten Kanaltools zu suchen.

So funktioniert es

  1. Die Liste der verbundenen Kanäle zeigt den Synchronisierungsstatus jeder OTA-Verbindung.
  2. Die Reservierungswarteschlange trennt neue, geänderte und stornierte OTA-Reservierungen.
  3. Synchronisierungs- und Fehlerprotokolle dokumentieren die Kanalaktivität, während die Wiederholungsaktion fehlgeschlagene Aktualisierungen verarbeitet.
  • Status verbundener Kanäle
  • Warteschlange für Reservierungsänderungen
  • Synchronisierungs- und Fehlerprotokolle
Hinweis: Das Monitoring hält Kanaländerungen und Synchronisierungsfehler in derselben operativen Ansicht fest.
Monitoring der OTA-Synchronisierung

Monitoring der OTA-Synchronisierung

Funktionen in dieser Ansicht
Reservierungen mit OTAs synchronisieren

Der Zimmerstatus unterstützt die Housekeeping-Planung

Das Housekeeping-Zimmerboard verbindet Reinigungspläne mit Zimmerzuweisungen und Reservierungsstatus. Housekeeping-Mitarbeiter und Hotelleitung sehen Zimmerstatus und zugewiesenes Personal an einem Ort.

So kann die Hotelgruppe die Zimmerbereitung mit der aktuellen Reservierungslage koordinieren.

So funktioniert es

  1. Das Zimmerstatus-Board zeigt den Zimmerstatus neben dem Reservierungsstatus.
  2. Der Reinigungsplan führt Zimmerzuweisungen und zugewiesenes Personal auf.
  3. Das Zimmerdetail-Panel enthält die aktuellen Zimmerinformationen und Statusaktualisierungen.
  • Zimmerstatus-Board
  • Reinigungsplan
  • Zugewiesenes Personal
Housekeeping-Zimmerboard

Housekeeping-Zimmerboard

Funktionen in dieser Ansicht
Hotel-Housekeeping verwalten Hotelbestand verwalten Zimmerreservierungen verwalten

Manager erhalten einen praktischen Überblick über Umsatz und Belegung

Das Dashboard bündelt Umsatz, Belegungstrends und den Nachfragekalender mit Rechnungs- und Reporting-Aktionen. Manager und Buchhalter können Finanzinformationen prüfen und Exporte in derselben Ansicht vorbereiten.

Die Erstellung von Rechnungen und Berichten unterstützt die Abrechnung in DOC- und PDF-Formaten, während benutzerdefinierte Exporte Reportingdaten für andere Systeme verfügbar machen.

So funktioniert es

  1. Die Umsatzübersicht und das Belegungstrenddiagramm zeigen die Umsatz- und Belegungsdaten des Dashboards.
  2. Der Nachfragekalender stellt Nachfrageinformationen neben der operativen Ansicht dar.
  3. Rechnungs-, Berichts- und Exportfunktionen erzeugen Finanzdokumente und benutzerdefinierte Exporte.
  • Umsatzübersicht
  • Diagramm zum Belegungstrend
  • Rechnungs- und Reporting-Aktionen
Umsatz- und Belegungsdashboard

Umsatz- und Belegungsdashboard

Funktionen in dieser Ansicht
Rechnungen und Berichte erstellen

Was die Lösung bietet

Mit dieser Lösung kann die Hotelgruppe:

  • Zimmerverfügbarkeit und Reservierungen an einem Ort verwalten
  • Gästebuchungen von Check-in bis Check-out verfolgen
  • OTA-Reservierungsänderungen für das Buchungsteam sichtbar halten
  • Housekeeping mit Zimmer- und Reservierungsstatus koordinieren
  • Rechnungen, Berichte und Exporte für die Finanzverwaltung erstellen
  • Buchungsdaten mit Buchhaltungs-, Zahlungs- und Altsystemen verbinden

Könnten Standardlösungen diese Aufgabe übernehmen?

Vor dem Design wurde die Aufgabe anhand der jeweiligen Produktbeschreibungen mit fertigen Produkten verglichen.

Was der Kunde benötigt Hotel-PMS SkyTouch Technology, StayNTouch Cloud PMS, Oracle Hospitality OPERA Property Management System, WebRezPro, Mews Integrierte Hotelsoftware 360HMS, uHotelBooking Channel-Manager Visitor Individuelle Lösung
Zimmer und Buchungslebenszyklus verwalten teilweise
Gäste und Check-in verwalten —
OTAs und Direktbuchungen verbinden
Abrechnung und Berichte verwalten —
Passt zu den eigenen Regeln des Kunden: Phasen, Rollen, Berichte teilweise teilweise —
Alle Schritte an einem Ort —
Keine manuellen Schritte zwischen Programmen teilweise teilweise

Auf Grundlage der öffentlichen Produkt- und Kategoriebeschreibungen.

Die wichtigsten Bestandteile der Aufgabe sind in fertigen Hotel-PMS- und integrierten Hotelprodukten vorhanden. Eine Standardlösung reicht aus, wenn nur ein einzelner Teil benötigt wird.

Die gewünschte Kombination aus Buchungen, Gästemanagement, OTA-Synchronisierung, Abrechnung, Reporting und eigenen Zugriffsregeln wurde jedoch von keinem einzelnen Standardprodukt vollständig abgedeckt.

Ein Channel-Manager verarbeitet OTA-Aktualisierungen, ersetzt jedoch nicht den vollständigen Reservierungs-, Housekeeping-, Gäste- und Finanzworkflow an einem Ort.

Zum Schluss

Letztlich wurde die Lösung entwickelt, um den Weg von der Zimmerverfügbarkeit und Gästebuchung bis zu Housekeeping, Abrechnung und Reporting in einem System zu verwalten.

FAQ

Sie möchten ein ähnliches System entwickeln? Lesen Sie die Antworten unten, um zu erfahren, wie ein individuelles Hotelmanagementsystem rund um Ihre Standorte, Regeln und Integrationen aufgebaut werden kann.

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